Obowiązek wdrożenia kanału zewnętrznego do obsługi sygnalistów wynika z implementacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, znanej powszechnie jako dyrektywa o sygnalistach. Celem tego aktu prawnego jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenia prawa, przed działaniami odwetowymi oraz promowanie przejrzystości i odpowiedzialności w organizacjach. W Polsce przepisy implementujące tę dyrektywę są zawarte w ustawie o ochronie sygnalistów, która określa szczegółowe obowiązki podmiotów zobowiązanych.
Obowiązek posiadania kanału zewnętrznego zaczyna się wraz z dniem 25 grudnia 2024 r.
Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia kanału zewnętrznego?
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na poszczególne podmioty obowiązek wdrożenia zewnętrznych procedur zgłoszenia naruszeń. W art. 33 wskazuje się m. in. na organ publiczny. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 6 ustawy poprzez organ publiczny należy rozumieć:
- Naczelne i centralne organy administracji rządowej:
- m. in. Biuro Rzecznika Praw Pacjenta, Urząd Ochrony Danych Osobowych, Główny Inspektora Sanitarny;
- Terenowe organy administracji rządowej:
- m. in. wojewodowie;
- Organy jednostek samorządu terytorialnego:
- wójt, burmistrz, prezydent, starosta, marszałek województwa, rada gminy, powiatu oraz sejmik wojewódzki;
- Inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 m.in w ramach dziedziny prawa związanych z korupcją, ochroną środowiska czy konsumentów.
Co to jest kanał zewnętrzny?
Kanał zewnętrzny to dedykowany system zgłaszania naruszeń prawa przez sygnalistów, który funkcjonuje poza strukturami organizacji zgłaszającej. W Polsce obowiązek utworzenia takiego kanału spoczywa na wyznaczonych organach publicznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich czy urzędy centralne. Kanały te muszą spełniać określone standardy, takie jak:
- Poufność tożsamości sygnalisty.
- Dostępność dla różnych grup społecznych, w tym dla osób z niepełnosprawnościami.
- Transparentność w zakresie procedur rozpatrywania zgłoszeń.
Procedury obsługi zgłoszeń w kanałach zewnętrznych
Proces obsługi zgłoszeń w kanałach zewnętrznych obejmuje kilka kluczowych etapów:
- Rejestracja zgłoszenia:
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia za pomocą formularza online, dedykowanej infolinii lub osobiście.
- Organizacja zobowiązana jest potwierdzić otrzymanie zgłoszenia w ciągu maksymalnie siedmiu dni.
- Weryfikacja zgłoszenia:
- Ocena, czy zgłoszenie mieści się w zakresie objętym ochroną sygnalistów.
- Analiza dowodów oraz konsultacje z odpowiednimi jednostkami.
- Działania naprawcze:
- Wszczęcie postępowania wyjaśniającego.
- Podejmowanie środków zaradczych lub sankcji wobec sprawców naruszeń.
- Informowanie sygnalisty:
- Przekazywanie informacji zwrotnych o podjętych krokach w terminie do trzech miesięcy od zgłoszenia.
Sankcje za brak wdrożenia kanału zewnętrznego
Nieprzestrzeganie obowiązku wdrożenia kanału zewnętrznego może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi, w tym:
- Nałożeniem kar administracyjnych.
- Odpowiedzialnością karną osób odpowiedzialnych za zaniedbania.
- Utratą zaufania publicznego i reputacji organizacji.
Podsumowanie
Obowiązek wdrożenia kanału zewnętrznego do obsługi sygnalistów stanowi kluczowy element systemu ochrony sygnalistów w Polsce. Jest on skierowany do szerokiego grona podmiotów publicznych, które muszą zapewnić transparentność i skuteczność w obsłudze zgłoszeń naruszeń prawa. Realizacja tego obowiązku nie tylko pozwala uniknąć sankcji, ale również buduje zaufanie społeczne i wzmacnia kulturę etyczną w organizacji.