Na stronach Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) pojawiła się oficjalna odpowiedź na tak postawione pytanie:
Czy elektroniczną postać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych (np. kreowanych i podpisywanych w dedykowanym temu procesowi systemie teleinformatycznym) można interpretować jako formę pisemną, a tym samym spełniającą dyspozycje przepisów prawa, odnoszących się do konieczności wydawania „pisemnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych”, wynikających z ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO?
TAK
Nadawanie upoważnień w postaci elektronicznej należy uznać za wykonanie obowiązku nadania upoważnień w formie pisemnej. W świetle zasady rozliczalności jakakolwiek postać, w tym elektroniczna, która pozwala na udokumentowanie spełnienia obowiązków celem wykazania przestrzegania przepisów, a w tym przypadku wykonania obowiązku wynikającego z art. 29 RODO należy uznać za prawidłową.
Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia również podejście co do formy pisemnej wskazanej w art. 30 ust. 3 RODO. Zgodnie z tym przepisem, rejestr czynności przetwarzania i rejestr kategorii czynności przetwarzania, mają formę pisemną, w tym formę elektroniczną. Jak wskazujemy w poradniku dotyczącym tego obowiązku (Wskazówki i wyjaśnienia dotyczące obowiązku rejestrowania czynności i kategorii czynności przetwarzania określonego w art. 30 ust. 1 i 2 RODO - str. 13) rejestry powinny być prowadzone w formie pisemnej (art. 30 ust. 3), a zatem mogą być prowadzone zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
Informacje źródłowe: