Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował zaktualizowaną wersję poradnika na temat naruszeń ochrony danych osobowych. Dokument zawiera kompleksowe informacje dotyczące aktualnych przepisów regulujących obowiązki administratorów danych oraz rekomendacje w zakresie zapobiegania incydentom związanym z bezpieczeństwem danych.
Najnowsza interpretacja przepisów
Zgodnie z komunikatem UODO, nowa wersja poradnika uwzględnia najnowsze interpretacje przepisów, aktualne orzecznictwo oraz praktyczne wskazówki dla administratorów. Dokument obejmuje szereg istotnych zagadnień, w tym:
- zaktualizowane procedury reagowania na naruszenia (w tym procedury zgłaszania naruszeń Prezesowi UODO)
- praktyczne przykłady i studia przypadków
- wytyczne dotyczące współpracy z Prezesem UODO oraz innymi organami nadzorczymi
- kluczowe rekomendacje w zakresie oceny ryzyka i zapobiegania naruszeniom
W poradniku szczególną uwagę zwrócono na kwestię odpowiedniego dokumentowania działań przez administratorów danych. Podkreślono, że administratorzy powinni być w stanie wykazać prawidłowe wykonywanie spoczywających na nich obowiązków poprzez gromadzenie odpowiedniej dokumentacji. Mogą to być notatki, instrukcje korespondencji, wyciągi z systemów, raporty z audytów czy testów bezpieczeństwa.
Co istotne, dokument wyraźnie wskazuje, że samo wystąpienie naruszenia ochrony danych osobowych nie stanowi naruszenia przepisów RODO. Naruszeniem przepisów jest natomiast niewykonywanie lub nieprawidłowe wykonywanie obowiązków wynikających z rozporządzenia.
Przestrzeganie procedur jest kluczowe
UODO przypomina również, że rozporządzenie o ochronie danych osobowych nie nakłada na administratorów obowiązku zapobiegania wszelkim możliwym naruszeniom. Kluczowe znaczenie ma natomiast przestrzeganie ustalonych procedur. Dokument wyjaśnia, że w przypadku wystąpienia naruszenia pomimo prawidłowego realizowania obowiązków przez podmioty odpowiedzialne za bezpieczeństwo przetwarzania, nie muszą one obawiać się zastosowania wobec nich sankcji administracyjnych.
Według opublikowanego poradnika, główne przyczyny naruszeń ochrony danych osobowych obejmują:
- błędy ludzkie
- niewystarczające zabezpieczenia lub procedury
- działania cyberprzestępcze
- zamierzone nadużycia wewnętrzne
- czynniki fizyczne lub środowiskowe
Poradnik zwraca uwagę, że pomimo ciągłych starań administratorów i podmiotów przetwarzających zmierzających do ograniczenia występowania błędów, szkodliwe działania lub zaniechania (np. ze strony pracowników) pozostają jedną z najczęstszych przyczyn powstawania naruszeń ochrony danych osobowych.
Poradnik jest dostępny pod tym adresem.