Tytuł może być nieco mylący 🙂 Nie jest to bowiem narzędzie, które stworzy za Inspektora Ochrony Danych całą niezbędną dokumentację. Jest to system tworzenia i generowania dokumentacji, w oparciu o konwersję tekstowych plików w formacie reST (reStructuredText). W mojej codziennej pracy Inspektora jest to absolutny numer jeden jeśli chodzi o narzędzia wspomagające zarządzanie dokumentacją.
Dawniej, jeszcze jako Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI) zazwyczaj niezbędną dokumentację przygotowywałem w ramach pracy z pakietem MS Office, czyli głównie w oparciu o edytor tekstu Word i arkusz kalkulacyjny Excel. W początkowej fazie wydawało się to wystarczające, ale z czasem, w miarę jak rosła ilość zmian i poprawek, okazało się to zdecydowanie niewystarczające i czasochłonne.
Ponieważ już dużo wcześniej zajmowałem się programowaniem i przygotowywaniem dokumentacji technicznej, z pomocą przyszły sposoby i metody stosowane powszechnie w środowisku deweloperskim. Szczególnie ważne w codziennej pracy jest wersjonowanie treści czyli kontrola wersji (git). Zastosowanie zwykłego tekstu podczas tworzenia dokumentacji umożliwia nie tylko łatwe dostosowanie formatu wyjściowego, ale staje się szczególnie przydatne w przypadku korzystania z systemu kontroli wersji, który umożliwia śledzenie zmian w plikach źródłowych pisanych w języku znaczników reST (reStructuredText), w odróżnieniu od sytuacji, kiedy dokumentacja pisana jest w plikach binarnych, takich jak np. format .doc (Microsoft Word). Dodatkowo zwykły tekst może być z łatwością przenoszony między różnymi platformami i systemami operacyjnymi, dzięki czemu praca nad dokumentacją nie jest uzależniona od systemów operacyjnych czy środowisk, w których przyjdzie nam pracować.
Mając powyższe na uwadze wybór był oczywisty czyli Sphinx. W dużym uproszczeniu praca z jakąkolwiek dokumentacją polega na utrzymywaniu repozytorium wersji plików źródłowych reST, natomiast Sphinx konwertuje te pliki źródłowe najczęściej do dokumentu HTML, ale możliwe jest również określenie innych formatów wyjściowych, np.: LaTeX, PDF, ePUB, man. Tym samym otwiera się prosta droga do posiadania tej samej dokumentacji w wielu formatach. W mojej pracy Inspektora Ochrony Danych pozwala to na posiadanie najnowszej wersji dokumentacji dostępnej w wersji HTML np. w lokalnej sieci intranet, co umożliwia dostęp do niezbędnej dokumentacji przez osoby zainteresowane i jednocześnie udaje się uniknąć zbędnego drukowania na papierze ciągle zmienianej dokumentacji. W razie potrzeby przygotowanie wyjściowego dokumentu do druku w wersji PDF zajmuje kilka sekund, w oparciu o ten sam kod źródłowy.
System Sphinx jest rozwijany w oparciu o licencję BSD. Posiada wiele rozszerzeń i możliwości konfiguracji. W celu łatwiejszego zarządzania stworzoną dokumentacją używam także rozwiązania Read the Docs (RTD). Projekt sponsorowany jest m.in. przez: Python Software Foundation, Django Software Foundation, Mozilla Webdev.
Integralną częścią dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych, co wynika z ogólnie obowiązujących przepisów prawa oraz dobryk praktyk, są m.in. takie elementy jak:
- polityki i instrukcje,
- wzory dokumentów (umowy, klauzule itd.),
- rejestr czynności przetwarzania danych osobowych,
- ewidencja upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
- rejestr incydentów,
- zarządzanie szkoleniami dla pracowników,
- analiza ryzyka i plan postępowania z ryzykiem.
W celu łatwego zarządzania często zmieniającymi się powyższymi elementami, stosuję dodatkowo swój autorski system bazodanowy, który w efekcie ciągłej pracy generuje wynikowe pliki reST (reStructuredText), które z kolei stają się integralną częścią całego źródłowego repozytorium dokumentacji. W efekcie udaje się stosunkowo łatwo i pewnie pracować oraz zarządzać kolejnymi wersjami dokumentacji, a następnie w formie online jest ona udostępniana do wglądu w sposób automatyczny. Na chwilę obecną nie wyobrażam sobie powrotu do plików typu Word. Gorąco zachęcam do korzystania ze Sphinx-a 🙂